Elektronsko fakturisanje pruža velike pogodnosti i za izdavaoca i za primaoca fakture. Uvođenje e-fakturisanja predstavlja veliki napredak u upravljanju fakturama. Investicija u sisteme e-fakturisanja je vrlo isplativa i može biti prvi korak ka potpunoj digitalizaciji poslovanja.
Pre nego što ustanovimo značaj e faktura kratko ćemo razmotriti šta je zapravo elektronska faktura. E faktura je ekvivalentna papirnoj fakturi i iste je pravne vrednosti. Da bi se faktura smatrala „elektronskom“, mora:
- Biti konstruisana u standardnom elektronskom formatu: EDIFACT, FACTURAE, XML, X12 itd.
- Biti poslata elektronskim putem. Mora se poslati i primiti pomoću računara.
- Poštovati standarde integriteta i autentičnosti. Iz tog razloga, e-fakture podležu različitim procedurama elektronskog potpisa
Značaj e faktura
Direktna ušteda troškova
E fakture pružaju direktnu uštedu troškova eliminacijom upotrebe papira za štampanje, knjiženje i arhiviranje faktura.
Automatizacija integracija procesa prijema i odobravanja faktura
Omogućavaju automatizaciju i integraciju procesa prijema i odobravanja faktura. E faktura se automatski može integrisati sa računovodstvenim sistemima, čineći ih spremnim za plaćanje bez ikakve ljudske intervencije.
Povećana produktivnost
Administrativni departmani povećavaju svoju produktivnost automatizacijom procesa fakturisanja, omogućavajući zaposlenima da usmere pažnju na zadatke sa većom dodatnom vrednošću.
Povećana efikasnost i eliminacija ljudskih grešaka
Veća efikasnost i eliminacija ljudskih grešaka posledica su automatizacije i integracije fakturisanja. Elektronske fakture se automatski prenose sa izdavaoca na primaoca.
Veća sigurnost
Elektronske fakture se šalju putem privatnih mreža i protokola kao što su AS2, FTPS, web servisi, VAN-ovi, itd. Osim toga, poreklo i autentičnost e faktura su zagarantovani sistemima elektronskog potpisa.
Eliminacija rizika od gubitka
Rizik od gubitka papirne dokumentacije elimisan je zahvaljujući sigurnom skladištenju i online dostupnosti elektronskih faktura.
