Često se dešava da se onboarding proces u praksi svede na jednostavnu orijentaciju i upoznavanje sa kompanijom, iako bi u realnosti moglo i trebalo da bude mnogo više od toga. Ono čime bi onboarding zapravo trebalo da se bavi su dve stvari: srce i um zaposlenog.
Hajde da prvo porazgovaramo o umu.
Po ulasku u kompaniju, novozaposleni je suočen sa pravom poplavom informacija. Postoji toliko stvari koje mu treba definisati i objasniti i to što je moguće jasnije: njegova uloga i odgovornosti, ciljevi, očekivanja i kriterijumi, zadaci i projekti, kompanijski procesi i politika; tu su papirologija koju treba popuniti, alati, imena i mesta koje treba zapamtiti… Onboarding može da podrazumeva nekoliko dana brzog upoznavanja sa istorijom kompanije i industrijom rada, a može i po nekoliko meseci prolaženja kroz relevantne trening programe tehničkih i komunikacijskih veština. Ukoliko se proces ne sprovede kako treba, sve ove informacije mogu da preplave zaposlenog, te se može lako dezorijentisati i izgubiti u njima.
Zatim pričamo i o srcu.
Kada prvi put stupite na nepoznati teren kao što je novo radno mesto, neminovno osećate uzbuđenje i strah u podjednakoj meri. Posao kompanije je da podrži uzbuđenje, kao i da umiri strahove zaposlenih. Potrebno je da brzo kreira osećanje pripadnosti i posvećenosti kod zaposlenog, da obezbedi da se poveže sa kulturom kompanije (ono što je zaista pokreće: njena vizija, misija i vrednosti) kao i da se dobro integriše među ostale zaposlene. Na ovom mestu se inicijative kao što su buddy sistem ili mentorstvo, ručkovi sa timom ili paketi dobrodošlice pokazuju izuzetno korisnim.
Dobar onboarding ne počinje prvog radnog dana – počinje čim novozaposleni potpiše ugovor i počne da popunjava papirologiju. Takođe, ne završava se ni u prvih nekoliko radnih dana, nedelja ili čak meseci. SHRM procenjuje da skoro jedna trećina svih novozaposlenih napušta posao u prvih sedam meseci, što ukazuje na to da, ukoliko se valjano sprovede, onboarding igra ključnu ulogu i u zadržavanju zaposlenih. Da se poslužimo metaforom: onboarding ne bi trebalo da bude samo faza medenog meseca koju će pratiti naprasni razvod – želimo da se ljudi zadrže i obavežu na duže staze, da što pre uđu u svoje nove uloge i briljiraju u njima. Neke druge važne prednosti pravilno obavljenog onboarding-a su sledeće:
Zaključak: postoji toliko stvari o kojima treba istovremeno voditi računa od strane ljudskih resursa.
Kako bismo bili sigurni da pažljivo vodimo računa o svim potrebnim detaljima i da se stvari rade na sistematičan i blagovremen način, na sreću danas imamo mnoge digitalne alate koji nam mogu pomoći u praćenju celokupnog onboarding procesa i osigurati da se nijedan korak ne preskoči i ništa ne izostavi. Kako bismo mogli da se fokusiramo na ono što je zaista važno, određeni tehnički procesi (kao što su mejlovi dobrodošlice, dokumentacija i administracija, distribucija priručnika i drugih kompanijskih materijala) mogu biti automatizovani, te nas rasteretiti tog dela posla. Ne treba ni da spominjemo koliko je pandemija podigla važnost digitalnog onboarding-a na jedan potpuno novi nivo i čak ga učinila neophodnim.
Digitalni onboarding ima mnoge prednosti: može smanjiti vreme i troškove jer zahteva manje sastanaka lice-u-lice i štampanih materijala; obezbeđuje konzistentnost tako što svi novozaposleni prolaze kroz potpuno identičan proces i dobijaju najnovije verzije potrebnih dokumenata i obrazaca; omogućava da se novozaposleni upoznaju sa politikom kompanije i prođu kroz sve zakonske regulative svojim tempom pre nego što uopšte ikad kroče u kancelariju. Na taj način, pri stupanju na radno mesto brže mogu da počnu da zapravo rade svoj posao, daju svoj doprinos i grade odnose sa kolegama, umesto da troše čitave prve radne dane baveći se papirologijom i gledajući PowerPoint prezentacije.
Da sumiramo: kako bismo uspešno sproveli onboarding proces i zaista imali maksimalne koristi od njega, potreban nam je holistički pristup, pri čemu želimo da se posvetimo i srcu i umu zaposlenog kako bismo ga vezali za kompaniju. Digitalni alati mogu da budu izuzetno korisni u ove svrhe: da se smanji preopterećenost informacijama i tehnikalijama, a ostavi više prostora za bavljenje – ljudima.
ItemsPeople je besplatno digitalno rešenje za onboarding koje vam omogućava da započnete onboarding proces od trenutka kada se definiše ponuda. Softver ima mnogo atraktivnih i relevantnih karakteristika kao što su, primera radi, automatizovani i prilagodljivi mejlovi dobrodošlice (postoji informativni mejl koji objašnjava kompanijska pravila, politiku i benefite, ali i drugi tip mejla čija je svrha da upozna zaposlenog sa formalnim i neformalnim aspektima kompanijske kulture). Takođe, postoje napredne funkcije koje se dodatno naplaćuju, a koje omogućavaju administratoru da zakaže bitne onboarding aktivnosti za novozaposlenog, bilo da se radi o sastancima ili obukama, u formatu koji je vizuelno jasan, razumljiv i lak za praćenje.
Ukoliko želite da podignete svoj onboarding proces na potpuno novi nivo i da razvijete sopstvene soft-skill onboarding obuke za novozaposlene, a želite da vas u tome podrže iskusni konsultanti i treneri, slobodno kontaktirajte naše partnere iz kompanije ITO United Change na adresi office.@ito.co.rs
