Elektronske fakture – automatizacija poslovanja ili stres zbog novih procedura?
U poslednje vreme se u finansijskom sektoru sve češće čuju termini poput: E-fakture, automatizacija, SEF, povezivanje ERP-a i SEF-a, posrednik, aplikativni interfejs i slično. Nažalost, najčešće ti novi termini otvaraju više pitanja i nedoumica nego što bismo voleli. Cilj ovog teksta nije da unese nove zabune, nego da pokušamo da stvari pojednostavimo, da ih postavimo na pravo mesto, te da bar nekome pomognemo da donese prave odluke u pravo vreme.
Najpre da razjasnimo termine. Naime, elektronska faktura je digitalni dokument napravljen po standardima koje je uredio Zakon o elektronskom fakturisanju. Već iz ove rečenice je jasno da nam je za rad sa elektronskim fakturama neophodan program (aplikacija) koji će vam omogućiti prijem, slanje, obradu, čuvanje ovakvih faktura. Za to se pobrinulo Ministarstvo finansija koje je razvilo jednu takvu aplikaciju koju su nazvali – Sistem elektronskih faktura (SEF) i više o ovoj aplikaciji možete saznati na sledećoj adresi efaktura.gov.rs . Ova aplikacija je besplatna i do kraja ove godine biće obavezna za sve subjekte koji su u sistemu PDV-a.
Pa gde je onda problem? Zapravo, ne mora nužno da ga bude. Bar ne kod značajnog broja kompanija koje najčešće nazivamo mala preduzeća. Jasno je da će kompanijama sa malim brojem faktura, tj. kompanijama koje nemaju u upotrebi poslovni softver u kojem, između ostalog, upravljaju fakturama, Sistem elektronskih faktura završiti posao. Tu će se kreirati elektronske fakture (e fakture), pristizaće fakture dobavljača, tu će se odobravati, tu će se čuvati.
Sa druge strane, kompanije koje imaju svoj ERP (Poslovni program za upravljanje zalihama), moraće da rade neku vrstu nadogradnje svog programa. Dakle, moraće se povezati postojeći sistem sa portalom za e-fakture, kako bi se sve pristigle fakture automatski pojavile i u postojećem ERP-u.
Kada se ovako stvari postave, reklo bi se da će to biti elektronske fakture biti rešene jednostavno. Očekivano je da će dobavljači ERP-a napraviti takvu nadogradnju da bi mogli da opstanu na tržištu. Ipak, u praksi stvari nikada nisu tako jednostavne. Da bi se putem aplikativnog interfejsa (API) mogli povezati dva sistema, njihove baze, u delu koji se odnosi na fakture, moraju biti u potpunosti podudarne i oba sistema moraju biti otvorena za ovakvo povezivanje. Gde ovde možemo da očekujemo izazove?
- Veliki broj kompanija koristi poslovne programe za koje ne postoji dovoljno dobra podrška ili je ta podrška neopravdano skupa,
- U nemalom broju slučaja je poslovni program koji koristimo pravljen za globalno tržište pa je prilagođavanje lokalnom sistemu poseban izazov, tako će biti i za elektronske fakture.
- Često smo, pre nego su se fakture unosile u ERP, radili njihovu proveru i odobravanje u lancu u trećem softveru, a sada to neće biti moguće.
Da li vam treba posredni program?
Gde je onda rešenje? U najvećem broju slučajeva rešenje je u programu koji će stajati između ova dva sistema, te će se na tom mestu prilagođavati format, odobravati fakture i na taj način omogućiti komunikaciju između ova dva sistema bez velikih rezova na vašem ERP-u. Pošto su nove tehnologije omogućile povezivanje različitih sistema, ovakvi „posredni“ (engl. middleware), programi su sve popularniji.
Hajde da na uporednom primeru objasnimo prednost posrednog programa:
U slučaju da direktno povezujemo portal za e-fakture i postojeći ERP imaćemo niz prilagođavanja, te bi komunikacija izgledala ovako:
Kada e-faktura stigne na portal, ona se prosleđuje u vaš ERP. Da bi se ta faktura mogla upisati u postojeći sistem, sva polja moraju biti identična, a to zahteva ozbiljne promene i u softveru i u navikama vaših zaposlenih (drugačije forme). Potom se ta faktura mora odobriti. Pitanje je da li vaš postojeći sistem ima modul za odobravanje faktura? Ukoliko i ima, status odobren ili ne, mora se vratiti nazad do portala e-fakture, a isti će biti prosleđen dobavljaču. Dodatno, postoji mogućnost da pre prosleđivanja fakture istoj moraju biti određena troškovna mesta. U slučaju da ne koristite middleware, ERP se i tu mora prilagoditi.
Kada je u pitanju povezivanje putem posrednika, korist je dvostruka. U vašem ERP-u zadržavate forme i procedure koje ste imali i ranije, ali i smanjujete troškove nadogradnje koje su, po našem iskustvu, često mnogostruko veće od cene posredničkog softvera. Dodatno u posredničkom softveru možete odraditi odobravanje faktura, te samo odobrene fakture proslediti na dalje postupanje.
Ukoliko i dalje imate nedoumicu oko toga koje je rešenje „pravo“ za vaše poslovanje ili smatrate da možemo sarađivati po ovom pitanju, budite slobodni da nas kontaktirate. Tu smo za sva vaša pitanja!
