Već smo pisali na temu različitih izazova koje su ispred nas, a u vezi sistema za e fakture. Ovog puta smo se odlučili da blog posvetimo knjigovodstvenim agencijama, čiji su poslovi u mnogome specifični. Naime, pošto se promene odnose na fakture, koje su osnovni nosilac informacije u ovom poslu, jasno je da je potrebno menjati ustaljene navike.
Kolike će te promene biti, kako im pristupiti i da li nam softverska rešenja mogu pomoći u ovom slučaju?
Odgovori na ova pitanja, u najvećem, zavise od klijenata: od prirode njihovog posla, broja faktura koje primaju/šalju, njihove organizacione strukture, mogućnosti pristupa portalu za e fakture (SEF), do toga da li imaju sistem za odobravanje faktura, te da li su već spremni na promene koje nas čekaju. Naravno, klijenti najčešće očekuju od samih agencija da „donesu“ rešenje te da, ukoliko je moguće, za njih sve ostane „po starom“ i sa organizacione i sa finansijske strane. Da bi smo što jasnije rasvetlili moguće izazove, razmotrićemo nekoliko scenarija:
Prvi scenario: Klijent je manja kompanija u kojoj osoba ovlašćena za pristup sistemu za e fakture može da odobri prispele fakture
Ukoliko imamo ovaj slučaj, portal za e fakture bi mogao završiti posao u potpunosti. Naime, klijent je svakako u obavezi da preko zakonskog zastupnika i njegovog kvalifikovanog elektronskog potpisa, ima pristup platformi za elektronske fakture. Jasno je da ovlašćeno lice najčešće neće biti to koje će odobravati fakture, ali postoji mogućnost da doda druge korisnike koje će imati, manje ili više, ograničen pristup. Važno je napomenuti da osobe koje dodajemo ne moraju nužno biti iz kompanije, što otvara mogućnost da osoba koju dodajemo može biti i iz knjigovodstvene agencije. Neophodno je da svaka osoba koju ovlašćujemo za pristup Sistemu za e fakture, mora biti registrovana na portalu za elektronsku identifikaciju.
Drugi scenario: Klijent je manja kompanija koja nema tehničko znanje za pristup sistemu za e fakture i odobravanje faktura
U slučaju kada postoji više klijenta koji odobravanje električnih faktura žele da u potpunosti prebace na knjigovodstvenu agenciju, postoje dve mogućnosti. Jedna je da svaka od tih kompanija da pristup sistemu za e fakture agenciji ili da se koristi dodatni softver za preuzimanje i odobravanje faktura sa SEF-a koji omogućava rad sa više kompanija paralelno.
Treći scenario: Klijent ima lanac odobravanja
Ono što sistemu za e fakture nedostaje je mogućnost da više osoba učestvuje u odluci da li neku fakturu treba odobriti ili ne. Kada su u pitanju kompanije sa eksternim računovodstvom, često postoji potreba da i neko ko predstavlja agenciju bude u lancu odobravanja, ili da bar ima pristup fakturama. U ovom slučaju vam je neophodan dodatan softver koji može da vam omogući ovakav sistem rada.
Da bi detaljnije objasnili ovakav model, razmotrićemo sistem odobravanja e faktura uz pomoć Rogo platforme:
Dakle, uzmimo da je faktura za Kompaniju A stigla na sistem za e fakture. Ukoliko ta kompanija ima nalog na Rogo platformi, faktura će automatski biti preuzeta. Prva osoba koja je dočekuje je Rogo administrator za kompaniju A. To može biti osoba zaposlena u kompaniji A, ali i neko ko dolazi iz knjigovodstvene agencije. Ovo, pre svega, zavisi od dogovora ove dve strane. Postoji opcija i da postoji više administratora za istu kompaniju, pa bi se moglo desiti da imamo administratora i iz kompanije A i iz knjigovodstvene agencije. U svakom slučaju, administrator određuje ko od odobravaoca treba da pogleda fakturu, eventualno je dopuni nekom dokumentacijom i donese odluku da li fakturu treba odobriti ili ne. I kada su u pitanju odobravaoci, slično kao i kod administratora, oni mogu biti i iz kompanije i iz agencije.
Kada se faktura odobri, ona, sa jedne strane, biva automatski odobrena i na sistemu za e fakture, ali se dostavlja i agenciji na dalju obradu. Taj proces usmeravanja odobrenih faktura ka agenciji može biti preko Rogo sistema (uloge kontista). U tom slučaju se odobrene fakture mogu preuzeti u .xml formatu, te uvesti u ERP sistem agencije. Drugi način je da se proces u potpunosti automatizuje, te da se sve odobrene fakture preusmeravaju u ERP. Za to je potrebno da ERP sistem agencije podržava takvo rešenje.
